En el ejercicio de sus funciones, la notaría toma decisiones que pueden tener impacto directo en los usuarios y la comunidad. Estas decisiones se rigen por el principio de legalidad, la buena fe, el interés general y la protección de los derechos ciudadanos.
A continuación se describen los principales casos en los que las decisiones notariales pueden afectar al público:
1. Autorización y otorgamiento de escrituras públicas
- Impacto: Legalización de actos como compraventas, constitución de sociedades, testamentos, donaciones, liquidaciones de sociedad conyugal, entre otros.
- Afecta a: Partes involucradas directamente y terceros que puedan tener interés legítimo sobre el bien o acto jurídico.
- Medida de control: Verificación rigurosa de requisitos legales y documentos soporte.
2. Registro de actos civiles
- Impacto: Inscripción de nacimientos, matrimonios, defunciones, y otros hechos del estado civil.
- Afecta a: Ciudadanos y entidades que requieren la validez legal de estos registros.
- Medida de control: Conformidad con lineamientos de la Registraduría Nacional del Estado Civil.
3. Reconocimientos voluntarios de hijos
- Impacto: Generación de vínculos legales de filiación.
- Afecta a: Menores, padres y familias.
- Medida de control: Se exige consentimiento expreso y verificación de capacidad legal del declarante.
4. Autenticación de documentos
- Impacto: Validez legal de poderes, contratos privados, certificaciones y otros documentos.
- Afecta a: Terceros que actúan con base en documentos autenticados.
- Medida de control: Revisión de contenido y advertencias necesarias sobre sus alcances.
5. Protesto de títulos valores
- Impacto: Declaración de incumplimiento en el pago de cheques o pagarés.
- Afecta a: Acreedores, deudores y entidades financieras.
- Medida de control: Registro adecuado y notificación según normas comerciales.
6. Conciliaciones extrajudiciales (cuando aplique)
- Impacto: Resolución de conflictos con efectos jurídicos obligatorios.
- Afecta a: Partes involucradas y terceros según el acuerdo alcanzado.
- Medida de control: Registro, archivo y cumplimiento de protocolos legales.
7. Suspensión o negativa de trámites
- Impacto: Aplazamiento o rechazo de solicitudes por falta de requisitos legales.
- Afecta a: Usuarios que dependen del trámite para avanzar en gestiones legales o personales.
- Medida de control: Notificación formal con motivación jurídica clara.
📌 Notas importantes:
- Toda decisión se toma conforme a la normatividad vigente y bajo supervisión de la Superintendencia de Notariado y Registro.
- El público tiene derecho a recibir información clara y oportuna, así como a presentar peticiones, quejas o recursos frente a las decisiones tomadas.